广东首家专业会议活动组织机构

领导座次安排,行政工作者必知!

【发布时间】2013-8-19 11:55:45

如果你负责接待工作,那就经常遇到会议时领导座次问题。如何安排领导座次?不少人往往凭想当然办事,结果往往出了错还不知道。现转载此文,共同学习。
   一、会议主席台座次
     主席台座次排列,领导为单数时,主要领导居中,2号领导在1号领导左手位置,3号领导在1号领导右手位置;例证:中共中央政治局常委在十六届四中全会的座次排列图


领导为偶数时,1、2号领导同时居中,2号领导依然在1号领导左手位置,3号领导依然在1号领导右手位置。可参见中共中央政治局常委在十六届四中全会的座次排列图:


 图片说明: 因为当时胡锦涛任总书记,排名为一,江泽民做为老领导,排名为二。
二、宴席座次
宴请客人,一般主陪在面对房门的位置,副主陪在主陪的对面,1号客人在主陪的右手,2号客人在主陪的左手,3号客人在副主陪的右手,4号客人在副主陪的左手,其他可以随意。
 

三、仪式的座次
    签字双方主人在左边,客人在主人的右边。


四、乘车的座次
    小轿车1号座位在司机的右后边,2号座位在司机的正后边,3号座位在司机的旁边。(如果后排乘坐三人,则3号座位在后排的中间)。中轿主座在司机后边的第一排,1号座位在临窗的位置。
    如果由主人亲自驾驶,以驾驶座右侧为首位,后排右侧次之,左侧再次之,而后排中间座为末席,前排中间座则不宜再安排客人。
    主人夫妇驾车时,则主人夫妇坐前座,客人夫妇坐后座,如果主人夫妇搭载友人夫妇的车,则应邀友人坐前座,友人之妇坐后座,或让友人夫妇都坐前座。 
    主人亲自驾车,坐客只有一人,应坐在主人旁边。若同坐多人,中途坐前座的客人下车后,在后面坐的客人应改坐前座,此项礼节最易疏忽。
    旅行车接送客人:旅行车以司机座后第一排 即前排为尊,后排依次为小。其座位的尊卑,依每排右侧往左侧递减。 
 
    五、合影座次
    安排与主席台安排相同。
   
    六、会议室
  (一)
 

(A为客方,B为主方)
(二)

专业人士的小窍门

【发布时间】2010-5-19 12:11:18
会议筹办“五步法”
     当你要筹办会议时,请记住会议筹办“五步法”:为什么开会;要达到什么目标;谁会参会;在哪里开会;什么时候见面?如果这些问题都有了答案,你就可以有一个好的开头。

会前一周
     会议之前一周,确认你的会议日程表,与会人数,房间设置,AV视听设备,餐饮和接待日程表,以及客房数量等。

熟悉酒店
     熟悉酒店设施和员工素质,选择一家你信任的酒店作为合作伙伴,由他们相应贯彻你的想法。如果可能,应该在预定之前对酒店进行考察,务必查看客房和会议场地。最好可以见到包括销售经理或会务总监在内的主要人员。"

考虑配偶和儿童 
     弄清楚与会代表的配偶和孩童是否可以参加该会议或活动,如果邀请他们参加,要确保为他们安排活动和房间。 

别致的会议用品 
     不要忽略会议用品的重要性。结构合理、设计新颖的文件夹、节目单、装订扣、指示标和铭牌等等,都会让会议显得更加正式和重要。 

保持与会人员精力集中 
    为每次会间休息都选定一个主题。比如上午的休息,可以策划成一个健康主题,提供一些健康点心,以及由专业人员指导大家参与的伸展运动。会议时间最长不能超过2小时,否则与会人员就会开始感到焦虑。 

选择酒店地点 
    在选择酒店地点时要考虑几个关键问题:地理位置,是否方便与会人员抵达,价格,设施和周围景点。您要让与会人员在开会期间心情舒畅,旅途愉快。 

建立一个总帐户 
    要对你选择的酒店建立一个商业帐户,以便提供信用额度。帐户设立后,你就可以通过活动总帐的形式来管理所有你签核的开支,比如会议室租借费,就餐费,客户娱乐费和礼品费等等。 

准备迎接与会人员 
     确定大部分与会人员的抵达时间,以便酒店及时配备前台接待的人力。及时通知与会人员相关酒店的入住规定,方便他们确定抵达时间,并告知他们酒店接受的信用卡种类。 

了解发言人的喜好 
     如果您邀请了发言人,则要询问他们对会议室是否有特别要求。有的人可能喜欢剧院式的会场布置;有的人则喜欢圆桌会议,这取决于他们的演讲内容和方式。

大型国际会议的策划与申办

【发布时间】2011-2-25 19:21:12

文 | 图 | 武少源 |

  我国举办过的规模和影响力都比较大的国际会议,均属于国际组织的系列性会议,例如2004年在北京举办的第28届国际心理大会的规模高达6000人,就是因为该会议是国际心理学联合会的系列性大会,每4年才举办一届,该会议在国际心理研究领域中具有最高的学术水平,因此也只有这类会议才能将世界级的心理学大师、诺贝尔奖金获得者卡尼曼先生请到会上作专题报告。在今后很长一段时间内,策划和申办国际组织的大型系列性会议将是会议组织者的主要任务之一。

1、国际组织的概述

  国际组织是指国际社会中的国家、政府或者民间团体基于某个特定的目的,根据协议创设的常设机构。国际组织必须具有常设机构,这是国际组织不同于国际会议的基本特点。世界上的国际组织很多,2003年统计的国际协会联盟(UIA)的国际组织就有49,449个。由国家的政府创设的国际组织属于政府间国际组织。如联合国教科文组织、国际电信联盟和世界卫生组织都属于政府间国际组织。政府间国际组织的会议大多都固定在某个城市举办,每个会议都有它的传统做法,会议议题经常涉及到一些全球性的共同问题。由不同国家的民间团体创设的国际组织属于非政府间国际组织,也称为民间组织。世界上绝大多数的国际组织属于非政府间国际组织,在这些国际组织中,科学技术类的国际组织又占了绝大多数。我国共加入各类国际科技组织850个,平均每年加入近60个国际组织,为后来在我国举办大型国际会议打下了坚实的基础。

2、国际组织对会议申办国的要求

  国际组织对于举办他的会议申办国都有严格的要求,有时还要承担很大的义务。我国的会议组织者在拟申办会议时,要尽早向国际组织索取对申办国的要求,认真研究,看是否能满足国际组织的要求。要求通常包括以下几个主要内容。

(1)会议申办者
        会议申办者应是我国在该国际组织的国家会员或团体会员;有些国际组织还要求申办者要获得本国相关政府部门或者全国性机构的支持,这就需要申办者事先与这些有关部门联系并取得他们的支持。

(2)会议财务平衡
        国际组织要求会议的承办国能够将会议财务做到以会养会,收支平衡,多数国际组织不会为会议提供任何形式的赞助;有些国际组织甚至还要求承办国在会议结束后,再要将部分会议收入上缴国际组织。不同的国际组织对此有不同要求,例如1996年在我国举办的第47届国际宇航联大会,国际宇航学会要求将40%的注册费收入上缴;而2002年在我国举办的第9届国际小儿神经大会只要求上缴会议结余款的50%。这两种方式的差别很大,会议组织者一定事先要考虑扣除上缴国际组织的款项后,会议是否还能做到收支平衡。

(3)举办城市

        国际组织的系列性会议具有规模大和要求高的特点,选择的城市要能满足会议的各种要求,特别是应有条件优良的会议场所和配套宾馆。国际组织的会议来自国外的代表占多数,为方便他们的参加,应尽量将这类会议安排在北京、上海和广州等口岸城市。这些城市与世界上的许多国家有直达国际航班,可以节省国外代表的国际旅费。

                 

(4)举办时间
        国际组织系列性会议的时间一般都希望安排在每年的5-10月,这也是北半球国家的旅游黄金季节和大学假期。在我国安排具体时间时要注意避开我国的“五一”和“十一”两个长假。遇到每5年举办一次的中国共产党代表大会的年份时,要特别注意会议安排的月份。1997年有2000多名代表参加的第11届亚洲质量小组会议就为避开9月党的第15届代表大会,临时将会议从9月提前到8月举办。

(5)我国的研究水平

        会议申办者在申办国际组织的会议时,一定要考虑我国在该领域中的研究水平,我国是否能提供具有国际水准的大会报告;是否能组织一定数量的国内专家的论文。我国的许多机构之所以到现在也还不能申办所加入的国际科技组织的系列性会议,研究水平不高是一个很重要的原因,这也是许多国际会议始终在几个西方工业强国轮流举办的重要原因。近几年这种现象有所改观,例如2007年将在我国举办的第26届国际照明大会和第22届国际制冷大会都是首次在发展中国家举办,这充分体现出我国最近十几年在这些领域里的发展水平已接近世界的先进水平。

        解决了以上这些方面的问题时,会议申办者可以主动与国际组织联系,征得同意后,正式开始启动申办工作。

3、申办国际会议的筹备工作

        申办国际会议的筹备工作主要包括建立申办机构、制定申办计划、编制申办预算、筹措申办经费、办理审批手续和编写申办报告等六项工作。

(1)建立申办机构
        申办一个国际组织的会议,从最初酝酿到申办工作结束,通常需要一年甚至更长的时间。为了保证申办工作的成功,需要建立一个专门的机构。申办机构包括组织委员会、程序委员会和筹备秘书处。

(2)制定申办计划

        申办工作的内容并不十分复杂,组织委员会只要按国际组织的要求,做出一个简单的申办工作程序发给有关的机构和人员,就可按这个工作程序展开工作。

(3)编制申办预算

        申办预算的主要内容是指申办活动的各项支出,包括申办文件的制作费用、出国费用、接待费用和办公费用等。申办文件包括申办报告书、光盘和礼品。出国费用是指申办人员为出国进行申办活动的各项支出,主要包括国际旅费和在国外的食宿费用。出国费用中还包括一些活动费用,例如宴请费用等。有些国际组织还会提出到申办国家进行现场考察。接待国际组织人员来我国考察的费用也是相当大的一笔开支。除以上必要的开支外,申办预算中还应包括一些人工费用、办公费用和其他一些不可预知的费用。

(4)筹措申办经费
        申办经费属于高风险投资,因为如果申办活动失败,前期的投资将会血本无归,致使筹措申办经费成为一件很困难的工作。即使申办成功,由于会议都要等到几年之后才能召开,届时才有可能收回投资,在漫长的会议筹备期间,也可能会遇到各种突发事件,更增加了投资的风险性。因此筹措申办经费远比会议申办成功后筹集会议的筹备经费要困难得多。许多国家申办会议的启动资金都是由政府支出的,例如日本政府为了支持国际天文联合会的年会在日本召开,提供25万美元的资助费用。有些国家的政府机构中设置有会议管理局(Convention Bureau),会议组织者可以向他们申请经费。我国申办国际会议的资金至今还没有形成一个固定渠道,主要还是靠民间资金来运作,目前我国的申办经费主要来自行政事业费、专业会议机构(Professional Conference Organizer,简称PCO)的垫支、旅游机构的垫支和地方政府拨款。

(5)办理国际会议的审批手续
        在我国举办国际会议必须向相关政府主管部门申请, 得到批准才能开始筹备。未经批准,任何机构不得擅自向国际组织申办和承诺国际会议在我国举办。目前我国将国际会议分为自然科学技术领域的国际会议和一般性国际会议两类,在国际会议的审批中也有不同的规定。国外代表在300人以下,总规模在800人以下的自然科学技术领域的国际会议和国外代表在100人以下,总规模在400人以下的一般性国际会议,可由各省、自治区、直辖市党委和人民政府、中央和国家机关各部委审批。省、部级以下部门无权批准举办国际会议。

        国外代表在300人以上,总规模在800人以上的自然科学技术领域的国际会议和国外代表在100人以上,总规模在400人以上的一般性国际会议均应先由各省、自治区、直辖市党委和人民政府、中央和国家机关各部委商外交部同意,呈报国务院批准。

        拟举办国际会议的会议组织者首先应向相关政府主管部门汇报,得到口头批准后,再提交书面申请报告,并将该国际组织的章程与国际组织来往函件作为附件一同上报。

        申请报告送交相关政府主管部门,经审核并批准后,政府主管部门要给申办机构正式的会议批件。

4、申办报告

        编写申办报告是全部申办工作中最重要的工作之一。国际组织中有表决权的理事会成员,许多都没来过中国, 他们有时完全是凭着对申办报告的印象来决定他们的投票,因此会议组织者一定要全面调研,认真编辑,制作出高质量的申办报告。

(1)申办报告的主要内容
        申请报告中的邀请信是写给国际组织的主席或理事长的,有时在申办报告中会有几封不同的邀请信,分别代表我国不同机构,表示支持会议在我国家举办,邀请信的内容是向国际组织保证能够提供各种条件,使会议取得圆满成功。

        专业内容在整个申办报告中占有很大篇幅,也是申办报告中的主要内容之一,要比较详细地介绍我国在该领域里的历史背景和目前的研究水平,也初步勾画出会议在我国举办时的专业活动安排,例如会议学术主题(Themes),会议涉及到的专业范围(Topics)和会议初步日程等。  

        对我国情况介绍也是申办报告中的重要内容,通过介绍让世人感到目前的中国是一个文明的、高速发展的同时又是非常安全的现代化国家。

        在申办报告中要从各个方面详细介绍申办城市,例如申办城市的地理位置和城市的历史演变过程,介绍申办城市保存的世界著名的文化遗产和名胜古迹以对代表的产生吸引力;申办城市曾经举办过的世界性的大型活动,表示该城市具有接待大型国际活动的能力,通常还应该在申办书中提供几幅有申办城市标志性建筑的照片。

        会议场所是所有国际组织最关心的问题之一。在申办报告中要对会议场所进行详细地介绍,要包括会议场所处在该城市的位置,距离市中心和机场的距离,交通是否方便;最大的会场的最大容量是多少,能否满足所申办会议的开幕式和大会报告的要求;是否有足够多的分会场,要求这些分会场的面积相近,位置相对集中;是否有较大的空间和足够的洗手间,满足代表的会间休息;是否有足够多的小房间以满足国际组织的办公用房;是否有专门的场所满足成百上千的代表同时注册的需要;是否有展厅能够举办会议附设的中小型展览;会址周围是否有足够多的不同档次宾馆用于满足不同客人的需要;还要提供会议场所和周围饭店的照片。

        因为有大量的来自世界各个国家的会议代表前来参加会议,国际组织对该城市的交通状况和通信条件也是非常关注的,特别是国际航班的通航情况,这些资料在申办报告都应该体现。
 

        申办报告中的预算也是重要内容,但是预算编制的都相当简单,只要该预算能向国际组织说明除了能够完成上缴国际组织的那部分费用外,会议不会出现亏损就可以了。此预算和将来实际运作时的预算经常会有很大的差别。预算由三部分组成,除国际组织有特殊的要求外,预算中的货币一般都选择使用美元。

        会议的收入主要来自注册费。由于注册费的高低将直接影响每一位参加国际会议的代表,因而理事会的成员会很看重申办国收取注册费的水平。有时某个会议最终申办能够成功与否,最后完全取决于收取注册费最低的国家。筹备一个大型国际会议,会有成千上百项的支出,而申办书中的支出不可能列举得那么详细,只要合理的列出七八个大项目即可,例如印刷费、邮寄费、邀请特邀报告人的费用,论文评审会和论文印刷费用、会议期间的支出,例如会场和设备租金、招待会和宴会等大型活动的费用等。最终会议预算结果一定要能够做到收支平衡、略有结余。

        作为本世纪发展最快的国家,中国受到许多国际组织的青睐,对于中国申办国际组织的会议通常都能得到积极的支持。

        给国际组织提交申办报告以满足国际组织的要求为准。国际组织决定一个会议在哪个国家举办通常采用两种表决方式,第一种是由国际组织的理事会表决;另一种方式是先由理事会初选,然后再由全体代表大会表决。如果仅由理事会决定,只要在现场申办前的几个月,将一定数量的申办文件提交给国际组织秘书处,由他们再转发给每一位理事会成员。在申办活动的现场再带一些备份文件即可。如果需要全体代表大会表决,除了要提前给理事会成员外,还需要准备更多的申办报告带到申办现场,供会议代表自由领取。

        除了申办报告,申办活动中还要制作一些辅助申办材料,例如光盘和其他宣传材料。辅助申办材料的内容通常是由两部分组成,即专业部分的内容和举办城市的有关情况介绍。通常举办城市的旅游机构都会备有现成的声像资料,可以直接使用,不用再编辑加工。申办活动中需要一些礼品,可以加工制作一些带有中国特色的礼品,例如中国结、京剧脸谱和剪纸等,并在礼品上印上所申办的会议名称和举办年份。
                      

5、国际会议的现场申办

        经过长达一年甚至几年的准备工作,申办活动进入了现场申办的阶段,也是最最关键的阶段。申办人员要全力以赴,克服各种困难,积极主动地投入到申办活动中,争取申办工作获得圆满成功。

(1)现场申办人员
        通常国际组织对参加理事会的现场申办人员的人数是有规定的,现场申办活动应该广泛吸收与申办活动有关的各个机构的人员参加,组成“国家队”。申办人员应包括专业人员、会议管理机构的成员、会议中心和宾馆的销售人员以及航空公司的代表。这些人员可以现场回答理事会成员所提出的各种举办国际会议时可能遇到的问题,显示出准备工作的充分和得到了各方面广泛的支持,对国际会议的申办成功给予了有力的保障。来自各个机构的申办人员都应该非常熟悉本行业的工作,特别是对于理事会经常关心的一些细节问题都应了如指掌;申办人员应该具有较高的英文水平,特别强调的是应有熟练的听说能力;申办人员最好参加过类似的申办活动或者在国内经常参加外事活动,避免在申办现场出现怯场现象。

(2)现场申办活动
        国际组织的理事会虽然都是由来自不同国家的人员组成,每位成员都可以独立表示自己的意见,但通常国际组织主席、专职副主席和秘书长的意见经常会对其他理事会成员产生一定的影响。

        宴请活动是一种非常有效的公关手段,通过宴请活动可以拉近相互之间的关系,建立新的感情。宴请活动可以是小范围的,例如国际组织的主要负责人;有时宴请的范围也可以适当扩大一些,如邀请所有表决权的理事会成员。总之,宴请活动经常可以起到很多意想不到的作用。

        在任何一个国际组织中总会有一些理事会成员对我国特别友好。他们中的有些人员曾先后多次到我国进行访问,对我国各方面的情况有比较充分的了解,有时由他们出面做工作比我们直接出面更为有利。

        大多数国际组织的会议主办权都是通过国际组织理事会的表决来确定。不管采用哪种方式,陈述报告是否精彩都是非常关键的。
        大多数国际组织规定每个申办国只允许一位代表上台做陈述报告。

        在申办报告结束之后通常要安排5~10分钟的时间,由申办国的代表回答理事会成员提出的各种问题。

        理事会成员听取了各申办国的陈述报告和向申办国提出问题后,申办国的代表退场,理事会成员将表决决定会议主办国,表决的方式是无记名投票或是举手表决。

        虽然大多数国际组织的国际会议是由理事会来决定的,但是也有一些国际组织要通过全体代表大会表决才能决定下一届会议的主办权。

(3)申办结果

        如果国际会议申办成功,国际组织会与申办国签订协议书,还要交给申办国一封会议委托函,有些国际组织还要举办交接仪式,例如国际组织的旗帜交接,或者交接其他一些象征会议主办权的物品等等。这些活动既是荣誉的象征,同时也意味着从此在相当长的一段时间里,申办国要确实承担起自己在申办报告中所承担的各种义务。如果申办失败,就意味着整个申办工作到此为止,主办单位回国后要认真总结,决定是否还要继续申办。

调查显示策划人都是工作狂

【发布时间】2010-5-19 12:23:22
《会议新闻》:调查显示策划人都是工作狂
— William Ng

会议策划人或许代表了美国劳工界的完美缩影,他们总是兢兢业业,很难抽出多余时间来休息。

最近一期的《会议新闻》对接近460名会议策划人的调查结果显示,只有半数人希望今年可以完全享用他们的假期。更有超过三分之一的被调查者认为,如果不放下工作他们最多只可以连续休息两到三天。

调查结果丝毫没有令接受采访的策划人感到惊讶,虽然他们对高达61%的策划人在活动结束后会立即投入工作多少感到有点吃惊。他们都认为策划人应该想办法在工作之余给自己留出点时间,例如在每天对着电脑几小时工作后要强制自己下线,抽时间追求自己的兴趣爱好,在筹办完一个项目后可以休息几天。

Jennifer Collins是华盛顿特区活动承办有限公司(Event Planning Group LLC)的总裁,她说:“我爱我的公司,但是它并不能代替一切。除了工作,我还抽时间为教堂和志愿者组织服务,这些都是为了让我的灵魂和内心得到安宁。不然,人生除了工作以外将一无所有。

Kimberly Ruby是费城Day & Zimmerman工业服务公司的会议活动管理人。她和Collins一样,也认识到了业余时间对于保持心理健康的重要性。“我规定自己周末不准查看电子邮件,除非我已经为处理邮件内容做好准备,”Ruby说,“还有,不论是不是周末,晚饭后我都不查看邮件。

Collins,Ruby和另外一个在维斯塔的独立筹办商兼会展顾问 Candy Adams一样,三个人都会在他们活动举行前后给自己至少放假一天。

Adams说她的活动一般在周四或者周五结束,周末时她就会找个地方好好休息一下。Ruby通常会在策划的活动开始前一天,在主办场协商要一间免费的招待房,为自己安排私人Spa。不然的话,她就会事后在目的地或者回到家中给自己补个假。

其中一名会议策划人Kathleen O’Donnell,在每年数周的假期里常得为国际票务协会的夏季峰会而忙碌。该组织会为其副理事付还来回机票,而她则只能在会议结束后自己购买机票。

但是正如《会议新闻》的数据一样,没有一个人认为他们可以连续休息一周以上。虽然Ruby说她可以休息一周而不放下工作,但是却会为此感到不安。 Collins会议策划人肆意长时间工作的潜在原因是他们A血型(A型血)的性格再加上美国“工作第一”的文化。

Ruby提议说如果大家再不争取更多的资源和支持,会议策划人们因压力而患疾病的数目就会增长。Ruby说:“我理解会议策划人说自己感到不能离开时的心情,但是我的回答是‘那是因为你人手不够。’如果你的老板看到一切事情都井井有条,那他还怎么可能派人帮你?”Ruby还说策划人应该等待时机挑明问题;她说,首先你要做好调查工作,譬如确定预算仍然有结余可以雇佣更多员工来工作。

老板和客户的打扰是另一种职业危害,这也让策划人删除后面的“的“私人时间。“我曾经在休假期间接到CEO的电话,”Ruby说,“事情本该由他的助理去做,但是他认为我可以完成。

如果你给团队建立的重要性打7分以上(10分制),并且曾多次尝试进行团队建立均未成功,或者你在工作上直接领导参加训练的人员——那就考虑聘请一位具有适当背景和经验的专业人士吧。许多公司会发现,外来的主持者往往会带来新鲜的能量和对诚实守信的全新理解,而这正是公司长期忽略和比较薄弱的。

对于因特尔公司的前策划人Adams来说,作为一名独立策划人意味着她必须自己联系维持业务,而那同样也意味着她在4年中的第一次假期中仍要工作;就在她准备去夏威夷游玩之际,一位客户让她筹办两个迫在眉睫的会议。然而,作为一名会议策划人,她确实很希望“能够在每周五下午3点休假”。她说:“在职场的心态就是‘你无法离开。

我相信如果可以的话,公司老板们会让员工们工作到累死的。”已经做了6年公司策划人的Collins说,“人们总是觉得别无选择,害怕工作会有什么不测。或许这时候你应该试着另谋职位,去寻找一种能够让你的生活质量变得更高的企业文化。

个人主义很重要,但是个人在职场当中仍然必须通过有效的交流,分享信息和共同合作来达到成功。团队建立训练成功的最大障碍是员工的心态。经过精心的策划和执行,员工便不再将团队建设团队建立视为一种惩罚或者是对错误的纠正过程,而是一种可以同时实现个人目的和工作目标的有效方式。

停止无意义的团队建设

【发布时间】2010-5-19 12:21:46
《会议新闻》:停止无意义的团队建设
— James Carter

《华尔街日报》的专栏作家Jared Sandberg 在新年伊始便建议公司企业定下决心“丢掉愚蠢的团队建立活动”(《现有的训练方式有助于团队组建吗?》1/1/07)。对此我十分赞同。

令人惋惜的是,“团队”和“团队建立”这两个词已成为现今商业领域内,最常被滥用同时也是最无意义的。不相信的话,就请看看每当提到这个话题时人们脸上的表情吧。他们的反应,会面面相觑的到直接了当地表示蔑视都有。 这都是因为他们想起了那可笑的团队游戏和强迫交际的画面(脑海浮现出了令人尴尬的办公室情节)。

我认为公司企业应当摒弃团队建立的概念,因为它已经不能再引起员工的共鸣了。那些出生于“婴儿潮”时期,从小就被教育只有“团队”没有“自我”的一批人已经退休了,现在的一代人则更加注重个人主义。新一代的员工一般不会再对某一个公司或者团队忠心耿耿,他们更加关心的是他们自身以及自己在这个世界上扮演的特殊角色(同样,这也适用于职场)。对他们而言,团队建立已经和他们的日常工作再也没有任何直接联系,纯粹是上级的管理工具。

因此,换个语调来说是必要的。团队建立终究不就是人与人之间进行有效沟通、分享信息及共同合作的结果而非互相竞争吗?

销售团队如果理解了这一点将非常了不起,会成为公司内部不可忽视的力量。我认为要想建立强有力的团队必须先有个人的建立,培养集体感倒在其次。如果说“团队建立”曾经淡化了个人主义,那么“个人力量”就是蕴藏于我们每个人身上可以改变世界的巨大潜能。最有效的团队建立训练,应该帮助个人重新了解并认识自身已有技能的重要性;不然的话,训练将会要么沦为笑柄,要么纯粹是在浪费时间。

那么,公司能从团队建立活动中得到什么呢?

最奏效的方法是在自愿融洽的气氛下向员工们分享成功经验。给员工留下满身淤血和郁闷心情的彩弹射击游戏并不是有效的训练方式;当然让人感觉良好的野餐、保龄球或者周五快乐聚会等活动也不合适,因为这些活动虽然可以有组织地向大家提供快乐,但并不属于团队建设(团队建立)。一个成功的团队建设(团队建立)项目要包含三个重要的部分。

首先,项目负责人必须通过解释团队表现的相关性去介绍该活动。其次,活动必须向员工们分享成功经验。最后,该活动必须和精心策划的最后汇报总结相呼应。

从各方面来讲,最后汇报总结是项目中对于探索目的与自我实现最重要的一部分,但往往却也是最容易被带过和忽略的部分。项目负责人应当和参与者进行深入讨论,并向他们解释整个活动中体现出的个人和团队的特性。这是唯一可以让该训练学以致用的方法,从根本上来说,讨论才是真正的团队建立。

当然了,在活动后进行强化措施,是成功的团队建立里必要的组成部分。幸运的是,强化措施并不需要花费太多时间和精力。有的公司定期举办“午餐学习”活动或者短期分组活动;还有的公司鼓励员工对一些小的、容易达到的目标制定个人行动计划,与“伙伴”进行分享和相互鼓励。无论采用何种方法,强化措施必不可少,因为这可以增强员工的责任感和训练效果。

企业经常问到的下一个问题是“需要专门聘请人员为我做培训吗?”通常而言,团队建设(团队建立)的结果好坏要取决于主持者的经验。

如果你给团队建立的重要性打7分以上(10分制),并且曾多次尝试进行团队建立均未成功,或者你在工作上直接领导参加训练的人员——那就考虑聘请一位具有适当背景和经验的专业人士吧。许多公司会发现,外来的主持者往往会带来新鲜的能量和对诚实守信的全新理解,而这正是公司长期忽略和比较薄弱的。

你感到团队建设(团队建立)工作十分繁杂吗?事实上它确实如此。所以何必为此烦恼呢?

团队建设活动(团队建立)致力于加强员工们在工作中的沟通——这是下一代员工必需的工作技巧。确实,有人可能主张说现代科技比如(例如)电子邮件和即时信息已经严重冲击了传统的交流方式,但这恰恰使团队建设显得更加必要。

个人主义很重要,但是个人在职场当中仍然必须通过有效的交流,分享信息和共同合作来达到成功。团队建设(团队建立)训练成功的最大障碍是员工的心态。经过精心的策划和执行,员工便不再将团队建设(团队建立)视为一种惩罚或者是对错误的纠正过程,而是一种可以同时实现个人目的和工作目标的有效方式。

James Carter是Repario有限公司的项目总监和创始人,该公司是一家为全国各类公司提供活动和会议主持服务的员工拓展企业,他们的客户从刚起步的小公司到世界五百(500)强企业无所不包。更多详情,请访问(浏览)www.buildingteams.com
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