广东首家专业会议活动组织机构

大型国际会议的策划与申办

【发布时间】2011-2-25 19:21:12

文 | 图 | 武少源 |

  我国举办过的规模和影响力都比较大的国际会议,均属于国际组织的系列性会议,例如2004年在北京举办的第28届国际心理大会的规模高达6000人,就是因为该会议是国际心理学联合会的系列性大会,每4年才举办一届,该会议在国际心理研究领域中具有最高的学术水平,因此也只有这类会议才能将世界级的心理学大师、诺贝尔奖金获得者卡尼曼先生请到会上作专题报告。在今后很长一段时间内,策划和申办国际组织的大型系列性会议将是会议组织者的主要任务之一。

1、国际组织的概述

  国际组织是指国际社会中的国家、政府或者民间团体基于某个特定的目的,根据协议创设的常设机构。国际组织必须具有常设机构,这是国际组织不同于国际会议的基本特点。世界上的国际组织很多,2003年统计的国际协会联盟(UIA)的国际组织就有49,449个。由国家的政府创设的国际组织属于政府间国际组织。如联合国教科文组织、国际电信联盟和世界卫生组织都属于政府间国际组织。政府间国际组织的会议大多都固定在某个城市举办,每个会议都有它的传统做法,会议议题经常涉及到一些全球性的共同问题。由不同国家的民间团体创设的国际组织属于非政府间国际组织,也称为民间组织。世界上绝大多数的国际组织属于非政府间国际组织,在这些国际组织中,科学技术类的国际组织又占了绝大多数。我国共加入各类国际科技组织850个,平均每年加入近60个国际组织,为后来在我国举办大型国际会议打下了坚实的基础。

2、国际组织对会议申办国的要求

  国际组织对于举办他的会议申办国都有严格的要求,有时还要承担很大的义务。我国的会议组织者在拟申办会议时,要尽早向国际组织索取对申办国的要求,认真研究,看是否能满足国际组织的要求。要求通常包括以下几个主要内容。

(1)会议申办者
        会议申办者应是我国在该国际组织的国家会员或团体会员;有些国际组织还要求申办者要获得本国相关政府部门或者全国性机构的支持,这就需要申办者事先与这些有关部门联系并取得他们的支持。

(2)会议财务平衡
        国际组织要求会议的承办国能够将会议财务做到以会养会,收支平衡,多数国际组织不会为会议提供任何形式的赞助;有些国际组织甚至还要求承办国在会议结束后,再要将部分会议收入上缴国际组织。不同的国际组织对此有不同要求,例如1996年在我国举办的第47届国际宇航联大会,国际宇航学会要求将40%的注册费收入上缴;而2002年在我国举办的第9届国际小儿神经大会只要求上缴会议结余款的50%。这两种方式的差别很大,会议组织者一定事先要考虑扣除上缴国际组织的款项后,会议是否还能做到收支平衡。

(3)举办城市

        国际组织的系列性会议具有规模大和要求高的特点,选择的城市要能满足会议的各种要求,特别是应有条件优良的会议场所和配套宾馆。国际组织的会议来自国外的代表占多数,为方便他们的参加,应尽量将这类会议安排在北京、上海和广州等口岸城市。这些城市与世界上的许多国家有直达国际航班,可以节省国外代表的国际旅费。

                 

(4)举办时间
        国际组织系列性会议的时间一般都希望安排在每年的5-10月,这也是北半球国家的旅游黄金季节和大学假期。在我国安排具体时间时要注意避开我国的“五一”和“十一”两个长假。遇到每5年举办一次的中国共产党代表大会的年份时,要特别注意会议安排的月份。1997年有2000多名代表参加的第11届亚洲质量小组会议就为避开9月党的第15届代表大会,临时将会议从9月提前到8月举办。

(5)我国的研究水平

        会议申办者在申办国际组织的会议时,一定要考虑我国在该领域中的研究水平,我国是否能提供具有国际水准的大会报告;是否能组织一定数量的国内专家的论文。我国的许多机构之所以到现在也还不能申办所加入的国际科技组织的系列性会议,研究水平不高是一个很重要的原因,这也是许多国际会议始终在几个西方工业强国轮流举办的重要原因。近几年这种现象有所改观,例如2007年将在我国举办的第26届国际照明大会和第22届国际制冷大会都是首次在发展中国家举办,这充分体现出我国最近十几年在这些领域里的发展水平已接近世界的先进水平。

        解决了以上这些方面的问题时,会议申办者可以主动与国际组织联系,征得同意后,正式开始启动申办工作。

3、申办国际会议的筹备工作

        申办国际会议的筹备工作主要包括建立申办机构、制定申办计划、编制申办预算、筹措申办经费、办理审批手续和编写申办报告等六项工作。

(1)建立申办机构
        申办一个国际组织的会议,从最初酝酿到申办工作结束,通常需要一年甚至更长的时间。为了保证申办工作的成功,需要建立一个专门的机构。申办机构包括组织委员会、程序委员会和筹备秘书处。

(2)制定申办计划

        申办工作的内容并不十分复杂,组织委员会只要按国际组织的要求,做出一个简单的申办工作程序发给有关的机构和人员,就可按这个工作程序展开工作。

(3)编制申办预算

        申办预算的主要内容是指申办活动的各项支出,包括申办文件的制作费用、出国费用、接待费用和办公费用等。申办文件包括申办报告书、光盘和礼品。出国费用是指申办人员为出国进行申办活动的各项支出,主要包括国际旅费和在国外的食宿费用。出国费用中还包括一些活动费用,例如宴请费用等。有些国际组织还会提出到申办国家进行现场考察。接待国际组织人员来我国考察的费用也是相当大的一笔开支。除以上必要的开支外,申办预算中还应包括一些人工费用、办公费用和其他一些不可预知的费用。

(4)筹措申办经费
        申办经费属于高风险投资,因为如果申办活动失败,前期的投资将会血本无归,致使筹措申办经费成为一件很困难的工作。即使申办成功,由于会议都要等到几年之后才能召开,届时才有可能收回投资,在漫长的会议筹备期间,也可能会遇到各种突发事件,更增加了投资的风险性。因此筹措申办经费远比会议申办成功后筹集会议的筹备经费要困难得多。许多国家申办会议的启动资金都是由政府支出的,例如日本政府为了支持国际天文联合会的年会在日本召开,提供25万美元的资助费用。有些国家的政府机构中设置有会议管理局(Convention Bureau),会议组织者可以向他们申请经费。我国申办国际会议的资金至今还没有形成一个固定渠道,主要还是靠民间资金来运作,目前我国的申办经费主要来自行政事业费、专业会议机构(Professional Conference Organizer,简称PCO)的垫支、旅游机构的垫支和地方政府拨款。

(5)办理国际会议的审批手续
        在我国举办国际会议必须向相关政府主管部门申请, 得到批准才能开始筹备。未经批准,任何机构不得擅自向国际组织申办和承诺国际会议在我国举办。目前我国将国际会议分为自然科学技术领域的国际会议和一般性国际会议两类,在国际会议的审批中也有不同的规定。国外代表在300人以下,总规模在800人以下的自然科学技术领域的国际会议和国外代表在100人以下,总规模在400人以下的一般性国际会议,可由各省、自治区、直辖市党委和人民政府、中央和国家机关各部委审批。省、部级以下部门无权批准举办国际会议。

        国外代表在300人以上,总规模在800人以上的自然科学技术领域的国际会议和国外代表在100人以上,总规模在400人以上的一般性国际会议均应先由各省、自治区、直辖市党委和人民政府、中央和国家机关各部委商外交部同意,呈报国务院批准。

        拟举办国际会议的会议组织者首先应向相关政府主管部门汇报,得到口头批准后,再提交书面申请报告,并将该国际组织的章程与国际组织来往函件作为附件一同上报。

        申请报告送交相关政府主管部门,经审核并批准后,政府主管部门要给申办机构正式的会议批件。

4、申办报告

        编写申办报告是全部申办工作中最重要的工作之一。国际组织中有表决权的理事会成员,许多都没来过中国, 他们有时完全是凭着对申办报告的印象来决定他们的投票,因此会议组织者一定要全面调研,认真编辑,制作出高质量的申办报告。

(1)申办报告的主要内容
        申请报告中的邀请信是写给国际组织的主席或理事长的,有时在申办报告中会有几封不同的邀请信,分别代表我国不同机构,表示支持会议在我国家举办,邀请信的内容是向国际组织保证能够提供各种条件,使会议取得圆满成功。

        专业内容在整个申办报告中占有很大篇幅,也是申办报告中的主要内容之一,要比较详细地介绍我国在该领域里的历史背景和目前的研究水平,也初步勾画出会议在我国举办时的专业活动安排,例如会议学术主题(Themes),会议涉及到的专业范围(Topics)和会议初步日程等。  

        对我国情况介绍也是申办报告中的重要内容,通过介绍让世人感到目前的中国是一个文明的、高速发展的同时又是非常安全的现代化国家。

        在申办报告中要从各个方面详细介绍申办城市,例如申办城市的地理位置和城市的历史演变过程,介绍申办城市保存的世界著名的文化遗产和名胜古迹以对代表的产生吸引力;申办城市曾经举办过的世界性的大型活动,表示该城市具有接待大型国际活动的能力,通常还应该在申办书中提供几幅有申办城市标志性建筑的照片。

        会议场所是所有国际组织最关心的问题之一。在申办报告中要对会议场所进行详细地介绍,要包括会议场所处在该城市的位置,距离市中心和机场的距离,交通是否方便;最大的会场的最大容量是多少,能否满足所申办会议的开幕式和大会报告的要求;是否有足够多的分会场,要求这些分会场的面积相近,位置相对集中;是否有较大的空间和足够的洗手间,满足代表的会间休息;是否有足够多的小房间以满足国际组织的办公用房;是否有专门的场所满足成百上千的代表同时注册的需要;是否有展厅能够举办会议附设的中小型展览;会址周围是否有足够多的不同档次宾馆用于满足不同客人的需要;还要提供会议场所和周围饭店的照片。

        因为有大量的来自世界各个国家的会议代表前来参加会议,国际组织对该城市的交通状况和通信条件也是非常关注的,特别是国际航班的通航情况,这些资料在申办报告都应该体现。
 

        申办报告中的预算也是重要内容,但是预算编制的都相当简单,只要该预算能向国际组织说明除了能够完成上缴国际组织的那部分费用外,会议不会出现亏损就可以了。此预算和将来实际运作时的预算经常会有很大的差别。预算由三部分组成,除国际组织有特殊的要求外,预算中的货币一般都选择使用美元。

        会议的收入主要来自注册费。由于注册费的高低将直接影响每一位参加国际会议的代表,因而理事会的成员会很看重申办国收取注册费的水平。有时某个会议最终申办能够成功与否,最后完全取决于收取注册费最低的国家。筹备一个大型国际会议,会有成千上百项的支出,而申办书中的支出不可能列举得那么详细,只要合理的列出七八个大项目即可,例如印刷费、邮寄费、邀请特邀报告人的费用,论文评审会和论文印刷费用、会议期间的支出,例如会场和设备租金、招待会和宴会等大型活动的费用等。最终会议预算结果一定要能够做到收支平衡、略有结余。

        作为本世纪发展最快的国家,中国受到许多国际组织的青睐,对于中国申办国际组织的会议通常都能得到积极的支持。

        给国际组织提交申办报告以满足国际组织的要求为准。国际组织决定一个会议在哪个国家举办通常采用两种表决方式,第一种是由国际组织的理事会表决;另一种方式是先由理事会初选,然后再由全体代表大会表决。如果仅由理事会决定,只要在现场申办前的几个月,将一定数量的申办文件提交给国际组织秘书处,由他们再转发给每一位理事会成员。在申办活动的现场再带一些备份文件即可。如果需要全体代表大会表决,除了要提前给理事会成员外,还需要准备更多的申办报告带到申办现场,供会议代表自由领取。

        除了申办报告,申办活动中还要制作一些辅助申办材料,例如光盘和其他宣传材料。辅助申办材料的内容通常是由两部分组成,即专业部分的内容和举办城市的有关情况介绍。通常举办城市的旅游机构都会备有现成的声像资料,可以直接使用,不用再编辑加工。申办活动中需要一些礼品,可以加工制作一些带有中国特色的礼品,例如中国结、京剧脸谱和剪纸等,并在礼品上印上所申办的会议名称和举办年份。
                      

5、国际会议的现场申办

        经过长达一年甚至几年的准备工作,申办活动进入了现场申办的阶段,也是最最关键的阶段。申办人员要全力以赴,克服各种困难,积极主动地投入到申办活动中,争取申办工作获得圆满成功。

(1)现场申办人员
        通常国际组织对参加理事会的现场申办人员的人数是有规定的,现场申办活动应该广泛吸收与申办活动有关的各个机构的人员参加,组成“国家队”。申办人员应包括专业人员、会议管理机构的成员、会议中心和宾馆的销售人员以及航空公司的代表。这些人员可以现场回答理事会成员所提出的各种举办国际会议时可能遇到的问题,显示出准备工作的充分和得到了各方面广泛的支持,对国际会议的申办成功给予了有力的保障。来自各个机构的申办人员都应该非常熟悉本行业的工作,特别是对于理事会经常关心的一些细节问题都应了如指掌;申办人员应该具有较高的英文水平,特别强调的是应有熟练的听说能力;申办人员最好参加过类似的申办活动或者在国内经常参加外事活动,避免在申办现场出现怯场现象。

(2)现场申办活动
        国际组织的理事会虽然都是由来自不同国家的人员组成,每位成员都可以独立表示自己的意见,但通常国际组织主席、专职副主席和秘书长的意见经常会对其他理事会成员产生一定的影响。

        宴请活动是一种非常有效的公关手段,通过宴请活动可以拉近相互之间的关系,建立新的感情。宴请活动可以是小范围的,例如国际组织的主要负责人;有时宴请的范围也可以适当扩大一些,如邀请所有表决权的理事会成员。总之,宴请活动经常可以起到很多意想不到的作用。

        在任何一个国际组织中总会有一些理事会成员对我国特别友好。他们中的有些人员曾先后多次到我国进行访问,对我国各方面的情况有比较充分的了解,有时由他们出面做工作比我们直接出面更为有利。

        大多数国际组织的会议主办权都是通过国际组织理事会的表决来确定。不管采用哪种方式,陈述报告是否精彩都是非常关键的。
        大多数国际组织规定每个申办国只允许一位代表上台做陈述报告。

        在申办报告结束之后通常要安排5~10分钟的时间,由申办国的代表回答理事会成员提出的各种问题。

        理事会成员听取了各申办国的陈述报告和向申办国提出问题后,申办国的代表退场,理事会成员将表决决定会议主办国,表决的方式是无记名投票或是举手表决。

        虽然大多数国际组织的国际会议是由理事会来决定的,但是也有一些国际组织要通过全体代表大会表决才能决定下一届会议的主办权。

(3)申办结果

        如果国际会议申办成功,国际组织会与申办国签订协议书,还要交给申办国一封会议委托函,有些国际组织还要举办交接仪式,例如国际组织的旗帜交接,或者交接其他一些象征会议主办权的物品等等。这些活动既是荣誉的象征,同时也意味着从此在相当长的一段时间里,申办国要确实承担起自己在申办报告中所承担的各种义务。如果申办失败,就意味着整个申办工作到此为止,主办单位回国后要认真总结,决定是否还要继续申办。