吸引媒体宣传您的特别活动
【发布时间】2010/5/19 12:19:21
《会议新闻》：吸引媒体宣传您的特别活动
— George Haber
如果你的会议或者特别活动需要来自公众和媒体的关注（例如，要包装一位名人、某领域的专家或者政府官员），你可以考虑与公众和媒体进行接触。
首先你要清楚的一点是媒体对你筹办的活动并不一定会像你的主管或客户那样对它那么感兴趣（媒体只会对他们感兴趣的进行报道）。要想在出版物或22分钟的新闻报道中抢占一席之地，可是需要经过激烈竞争的。对于员工数量有限的当地新闻机构来说，它对金融服务公司有关职工退休政策的关注程度甚至还不如新开的一家商场。在你筹办活动时，实际观众数量常常要多于你看到的观众数量，这一点是你要加以利用的事实。
媒体代表（或者其他让你期待的嘉宾）也许不会出席，但是这并不表示他们一定不感兴趣。事后宣传也可以让公众对会议或者活动进行了解，譬如可以采取撰写新闻报道的方式，并配以少量吸引人的图片，另外也可以找来记者向他们讲述活动内容。
曾有一位高档咖啡进口商召开新闻发布会，邀请一些美食与旅游栏目的编辑介绍他的咖啡，但是有些记者没有参加。会后第二天，组织者给每位没有到场的记者寄去几包咖啡和一些宣传材料。（没有把咖啡再寄回来的。）
活动期间，你应该向到场的记者和通讯员们每人分发一个包含整份资料信息的新闻发布资料夹，也可以向你认为会对此次活动感兴趣的人分发——可以通过他们的业务范围以及你对他们兴趣的了解来判断，这些或许通过一个电话就可以获得。（你也可以将这袋资料作为信息袋送给官员或者其他你打算通知的领导人。）
但是请记住新闻发布资料夹的目的：那就是让读的人能够快速地了解活动内容，并向他们提供撰写文章和制作报道的参考信息。
要避免受到媒体到访的诱惑。像一些怀着好意但却毫无经验的公关和活动策划人，会把那些对你的活动不太感兴趣的媒体强行留下当观众，并向他们大肆宣传本次会议或者活动的赞助商。活动的新闻发布资料夹里应当包括哪些内容呢？下面是一名记者所期望的：
1. 一份长度不超过两页，最好一页都不到的新闻稿，实事求是地描述一下本次活动。
2.一份长度不超过一页的背景材料，向记者（尤其是高水平记者）概括所有要点，以让他们了解活动的内容。譬如，你的学校正在向全国的学校推广一种用于电视监视器的新型光缆，则背景材料可以描述信号如何通过光纤传输，以及它与传统传输方式的区别。可以描述该产品的收益和成本，同时可以引用该领域内权威人士的评论。
3.加入一些与此活动重要方面相关的照片或者示意图，最好是表现力强一些的照片，不能仅仅是一个人的“大头照”，除非此人是本次活动的焦点人物。如果是用来宣传新建大楼揭幕式的资料，则大楼的内部和外部要至少都有一张照片。如果用于新建的电脑中心，则要包含一张用户在中心管理员帮助下使用电脑的情形的照片。
4.分发主要官员或其他人发表的演讲稿和评论文件（如果有的话）。
仅此而已。将以上所有材料放进一个带有两个口袋的简单文件夹里，还可以在文件夹上印上组织者的名字——这就是媒体和你需要的全部内容。不要指望媒体会对所有的公司或客户主管都蜂拥而至，记者们的行为最终会让你明白——只有在必要时他们才那样做（称为“有新闻价值”）。
当你和一些新闻界人士谈话或者为他们提供材料的时候，要始终以筹办的活动为中心，不需要更多其它解释。
George Haber是一家位于纽约长岛杰里科（Jericho）地区叫做“信息服务”的公共关系与活动筹办机构的总裁。他曾经在大学里教授市场与营销学课程，也曾在继续教育机构（The Learning Annex）举行活动筹办研讨会。他的联系方式是(516) 822-9756或者geohaber@optonline.net