广东首家专业会议活动组织机构

会议成本的误区

【发布时间】2010-3-21 14:52:51
      先不说会议是否是构成了一个产业,会议作为人们相互交流的工具和手段,可以说是任何单位都不能缺少的。很多会议都要到外面去开,都要使用各种社会资源,这其中除了花费大量的时间成本之外,直接的开销也是很大的。据了解,一个年销售额达数百亿元的大型企业,每年在会议相关方面的开支就超过一亿元。如何提高会议效率,降低会议开支,成了企事业单位、社团组织等会议组织机构关心的一个重要问题。 
    从笔者多年的观察和了解来看,我们国家的大多数单位对会议的成本管理存在着不少误区,而这些误区又从根本上影响着会议的管理与决策。因此,弄清楚影响会议成本的一些关键因素,尽快从这些误区中走出来,是提高会议效率、降低会议成本的第一步。
    首先,只重视单个会议的成本,忽略了会议整体的规划与管理。我们国家企事业单位内部很少设有类似于西方国家的“会议统一管理部门”这样的机构,也谈不上对会议进行科学的规划和统一的协调。发达国家企业及社团组织会议管理的实践证明,对会议进行集中管理是提升会议效率、降低会议成本的有效途径。我们不少办会单位的领导只简单地要求组会人员想办法降低会议成本,很少从战略的角度思考会议管理问题,而这种思路是不可能从根本上解决会议成本问题的。
    其次,只重视会议的直接成本,忽略了会议效果与成本之间的必然联系。会议,作为实现某种目的工具和手段,其追求的目标是综合的效果,而不是简单的直接开支的降低;
    其三,只重视会议的中后期运作,忽略了会议的前期策划和深入的讨论分析。由于会议组织机构对会议策划的流程了解不够或者说重视不够,没有对会议相关的社会资源进行有效的挖掘和整合,致使会议的创新性不足,吸引力不强,虽花费了大量的精力和开支,但效果还是打了折扣。比如,在组织会议时,我们对于会议五要素(内容、形式、服务、地点与场所、会议附加活动)中的地点和场所的选择、会议附加活动的策划和运用等,就挖掘地不够深入。博鳌亚洲论坛的总监姚望先生在谈到会议策划时,就特别强调了这两点的重要性。美国会议专业机构的调查表明,会议地点与场所的选择以及附加活动的安排,已经超过会议的内容,成了人们决定是否参加某个会议时首先考虑的两个问题。
    最后,有些单位的负责人认为会议方面的事儿很简单,设专人或成立专门的部门没有必要。这明显是一个误区。由于没有专人负责会议的策划与管理,各单位在会议策划的严密性与创新性方面,以及在社会资源的合理运用、会议成本细节的把握、专业通道的建立等方面,都做得不是很够,而这些因素又是从根本上影响着会议成本的。资料显示,美国的一些大型企业在引进了会议统一管理机制后,会议成本通常能够降低10-20%。我们国家的企业如果也这么做了,一年下来能节省多少开支并不难想象。
    从以上的分析可以看出,制约会议成本的因素是多方面的,如果与此相关的一些关键问题得不到解决,在表面上下再大的功夫,会议成本的困惑恐怕也很难真正消除。