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专业人士的小窍门

【发布时间】2010-5-19 12:11:18
会议筹办“五步法”
     当你要筹办会议时,请记住会议筹办“五步法”:为什么开会;要达到什么目标;谁会参会;在哪里开会;什么时候见面?如果这些问题都有了答案,你就可以有一个好的开头。

会前一周
     会议之前一周,确认你的会议日程表,与会人数,房间设置,AV视听设备,餐饮和接待日程表,以及客房数量等。

熟悉酒店
     熟悉酒店设施和员工素质,选择一家你信任的酒店作为合作伙伴,由他们相应贯彻你的想法。如果可能,应该在预定之前对酒店进行考察,务必查看客房和会议场地。最好可以见到包括销售经理或会务总监在内的主要人员。"

考虑配偶和儿童 
     弄清楚与会代表的配偶和孩童是否可以参加该会议或活动,如果邀请他们参加,要确保为他们安排活动和房间。 

别致的会议用品 
     不要忽略会议用品的重要性。结构合理、设计新颖的文件夹、节目单、装订扣、指示标和铭牌等等,都会让会议显得更加正式和重要。 

保持与会人员精力集中 
    为每次会间休息都选定一个主题。比如上午的休息,可以策划成一个健康主题,提供一些健康点心,以及由专业人员指导大家参与的伸展运动。会议时间最长不能超过2小时,否则与会人员就会开始感到焦虑。 

选择酒店地点 
    在选择酒店地点时要考虑几个关键问题:地理位置,是否方便与会人员抵达,价格,设施和周围景点。您要让与会人员在开会期间心情舒畅,旅途愉快。 

建立一个总帐户 
    要对你选择的酒店建立一个商业帐户,以便提供信用额度。帐户设立后,你就可以通过活动总帐的形式来管理所有你签核的开支,比如会议室租借费,就餐费,客户娱乐费和礼品费等等。 

准备迎接与会人员 
     确定大部分与会人员的抵达时间,以便酒店及时配备前台接待的人力。及时通知与会人员相关酒店的入住规定,方便他们确定抵达时间,并告知他们酒店接受的信用卡种类。 

了解发言人的喜好 
     如果您邀请了发言人,则要询问他们对会议室是否有特别要求。有的人可能喜欢剧院式的会场布置;有的人则喜欢圆桌会议,这取决于他们的演讲内容和方式。