专业人士的小窍门
【发布时间】2010/5/19 12:11:18
会议筹办“五步法”
当你要筹办会议时，请记住会议筹办“五步法”：为什么开会；要达到什么目标；谁会参会；在哪里开会；什么时候见面？如果这些问题都有了答案，你就可以有一个好的开头。
会前一周
会议之前一周，确认你的会议日程表，与会人数，房间设置，AV视听设备，餐饮和接待日程表，以及客房数量等。
熟悉酒店
熟悉酒店设施和员工素质，选择一家你信任的酒店作为合作伙伴，由他们相应贯彻你的想法。如果可能，应该在预定之前对酒店进行考察，务必查看客房和会议场地。最好可以见到包括销售经理或会务总监在内的主要人员。"
考虑配偶和儿童
弄清楚与会代表的配偶和孩童是否可以参加该会议或活动，如果邀请他们参加，要确保为他们安排活动和房间。
别致的会议用品
不要忽略会议用品的重要性。结构合理、设计新颖的文件夹、节目单、装订扣、指示标和铭牌等等，都会让会议显得更加正式和重要。
保持与会人员精力集中
为每次会间休息都选定一个主题。比如上午的休息，可以策划成一个健康主题，提供一些健康点心，以及由专业人员指导大家参与的伸展运动。会议时间最长不能超过2小时，否则与会人员就会开始感到焦虑。
选择酒店地点
在选择酒店地点时要考虑几个关键问题：地理位置，是否方便与会人员抵达，价格，设施和周围景点。您要让与会人员在开会期间心情舒畅，旅途愉快。
建立一个总帐户
要对你选择的酒店建立一个商业帐户，以便提供信用额度。帐户设立后，你就可以通过活动总帐的形式来管理所有你签核的开支，比如会议室租借费，就餐费，客户娱乐费和礼品费等等。
准备迎接与会人员
确定大部分与会人员的抵达时间，以便酒店及时配备前台接待的人力。及时通知与会人员相关酒店的入住规定，方便他们确定抵达时间，并告知他们酒店接受的信用卡种类。
了解发言人的喜好
如果您邀请了发言人，则要询问他们对会议室是否有特别要求。有的人可能喜欢剧院式的会场布置；有的人则喜欢圆桌会议，这取决于他们的演讲内容和方式。